Shortcut Ms Word

Microsoft Word (MS Word) merupakan program aplikasi pengolah kata (word processing) yang biasa digunakan untuk membuat dokumen seperti laporan, surat, proposal, surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen, dan tentunya masih banyak lagi dukumen lain yang bisa dibuat dengan menggunakan MS Word. Tetapi masih banyak juga pengguna yang hanya menggunakan MS Word apa adanya, tidak memanfaatkan fitur yang disediakan secara optimal sehingga kadang kala dokumen yang dihasilkan juga tidak memadai bahkan lebih parah lagi dapat menyulitkan orang lain untuk mengedit atau memperbaiki karena tidak menggunakan perintah-perintah standar misalnya. Padahal Microsoft sudah membuat MS Word dengan segala kecanggihan fiturnya. Sekarang tinggal bagaimana kita bisa mengoptimalkan MS Word supaya hal-hal seperti di atas menjadi lebih sempurna.

Memanfaatkan Tombol Pintas (Shortcut)

Umumnya penggunaan Mouse dalam mengoperasikan komputer atau menjalankan sebuah aplikasi adalah untuk memudahkan pengguna pada saat memilih menu atau melakukan perintah-perintah yang lain. Tetapi adakalanya menggunakan mouse juga dapat memperlambat proses kerja, dimana dibutuhkan waktu untuk memindahkan letak tangan dari memegang mouse ke keyboard atau sebaliknya. Sehingga tidak jarang pengguna yang sudah terbiasa menggunakan keyboard untuk melakukan fungsi atau perintah pada aplikasi tersebut dengan memanfaatkan tombol pintas (shortcut) terasa lebih praktis dan lebih cepat dari pada menggunakan mouse. Ada banyak shortcut yang dapat digunakan pada MS Word dalam membuat sebuah dokumen, berikut ini shortcut yang sering dimanfaatkan antara lain adalah :

1.     Membuka Dokumen, Membuat Dokumen Baru, Menyimpan dan Mencetak.

Untuk melakukan perintah di atas secara berurut caranya adalah Ctrl+O, Ctrl+N, Ctrl+S, dan Ctrl+P.

2.     Membesarkan atau Mengecilkan Font Size

Membesarkan atau mengecilkan Font Size caranya adalah blok bagian yang akan diubah menggunakan tombol Shift+tombol arah (→ atau ←), kemudian tekan tombol shortcut Ctrl+Shift+> (membesarkan) dan Ctrl+Shift+< (mengecilkan). Maka akan terjadi perubahan size; misal dari 12 menjadi 14.

3.     Mengganti Case

Kadang ketika kita membuat/mengetik sebuah singkatan seperti USU, POLRI, TVRI, tidak menggunakan huruf besar (kapital) atau mengetikkan judul dalam sebuah tulisan menggunakan huruf kecil seluruhnya. Lalu bagaimana, apakah harus dihapus terlebih dahulu kemudian diketik ulang lagi? Jawabannya tidak, karena itu tidak efisien. Karena mengganti case (change case) lebih mudah dan cepat dari pada mengetik ulang. Caranya di blok kata atau kalimat yang akan diubah, lalu tekan tombol shortcut Shift+F3.

Teks Awal	Tekan sekali	Tekan dua kali
usu	Usu	USU
perpustakaan	Perpustakaan	PERPUSTAKAAN
automasi perpustakaan	Automasi Perpustakaan	AUTOMASI PERPUSTAKAAN

4. Membuat Titik-titik pada Daftar Isi

Pada saat membuat formulir, soal, kuisioner, daftar isi dan lain sebagainya biasanya terdapat titik-titik di dalamnya. Misalnya:

1. Pendahuluan ......................................................................................................... 1

2. Tujuan.................................................................................................................... 2

Nah, untuk membuatnya apakah kita harus menekan tombol titik berulang kali? Ini merupakan pekerjaan yang membosankan ditambah pula dengan hasil yang tidak rapi. Untuk membuatnya lebih cepat kita dapat memanfaatkan yang namanya Tab Stop. Tab Stop adalah tempat dimana kursor akan berhenti saat kita menekan tombol Tab. Langkah-langkahnya adalah sbb:

1.    Klik pada ruler (penggaris). Seperti pada contoh diatas, dibuat 2 tab stop, yaitu pada tempat dimana kita hendak menulis “pendahuluan”, pada awal titik-titik.

2.     Untuk membuat tab stop yang ke 2 dengan yaitu mengklik 2 kali pada ruler, maka akan muncul kotak Tabs. Akan terlihat posisi dimana saja kita membuat tab stop.

3.      Klik pada tab stop yang paling terakhir, kemudian pada pilihan Leader pilih no 2 untuk membuat titik-titik. Klik Set, kemudian OK.

            Selanjutnya mari kita praktikkan pada dokumen. Ketik “1.”, kemudian tekan TAB, ketik “Pendahuluan”, tekan TAB, ketik nomor halaman.

Daftar Pustaka dan Kutipan

Salah satu fitur tambahan yang berguna di MS Word 2007 adalah pembuatan daftar pustaka dan penggunaan kutipan sumber pustaka di dalam dokumen. Pada MS Word 2003 sebenarnya sudah terdapat fitur yang mendekati, yakni bernama table of authorities, namun bukan ditujukan untuk pembuatan daftar pustaka. Fitur ini dapat diakses melalui pita references > citations and bibliography. Prosedur penggunaannya adalah sebagai berikut:

1.       Setelah menulis suatu kutipan dari sebuah sumber pustaka yang baru, pilih opsi insert citation > add new place holder > ok.

2.      Klik kanan pada place holder, pilih edit source. Masukkan data mengenai sumber pustaka yang dipakai di jendela ini. Klik ok, maka secara otomatis,nama belakang pengarang dan tahun sumber pustaka akan terkutip di dokumen.

3.      Pengguna dapat melakukan kedua hal diatas berkali-kali untuk kutipan dari sumber pustaka baru. Apabila kutipan baru diambil dari sumber pustaka yang sudah terdaftar sebelumnya, tinggal dipilih dari daftar yang secara otomatis ditampilkan dimenu kutipan.

4.      Pada halaman terakhir, pengguna dapat langsung membuat daftar pustaka secara otomatis dengan memilih opsi bibliography.

5.      Apabila terdapat perubahan pada sumber pustaka yang dikutip di isi dokumen, maka pengguna tinggal memuktahirkan daftar pustaka tersebut seperti pada pemuktahiran daftar  isi dan figur.